Google Drive 教學 : 我該把哪些東西放到到 Google Drive 上?

為何需要了解 服務條款 ?

其實這是一個很有趣的問題,小編我玩過這麼多雲端文件服務,我個人會依照不同的用途,將不同的檔案放在不同的雲端服務上。

在大家開始使用 Google 文件 之前,我還是要先跟各位打一下預防針,免得連自己怎死的都不知道。在 Google 文件 服務條款中有一條(針對個人用戶),有個非常神奇的條款,那就是 “你的東西,就是我的東西”,這是什麼條款呢?官方原文如下:

Google文件 服務條款

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您儲存在「服務」中的內容

部分「服務」可讓您提交內容;您仍保有相關內容中您擁有的智慧財產權。簡而言之,屬於您的依舊是您的。

當您將內容上傳或以其他方式提交至「服務」,即表示您授予 Google (及我們的合作夥伴) 全球通用的授權,可使用、代管、儲存、重製、修改、製作衍生作品 (例如翻譯、改編或變更您的內容,使其更加配合我們的「服務」)、傳播、發佈、公開操作、公開展示與散佈這類內容。您於本項授權授予的權利僅限用於營運、宣傳與改善「服務」,以及開發新的服務。即使您停止使用「服務」,本項授權仍持續具有效力 (例如對您先前加到「Google 地圖」之商家資訊的授權)。部分「服務」可讓您存取與移除先前提交至該「服務」的內容。此外,某些「服務」會有條款或設定縮限我們對提交至該類「服務」之內容的使用範圍。請確認您擁有必要權利,可就您提交至「服務」的任何內容授予我們本項授權。

如要進一步瞭解 Google 使用與儲存內容的方式,請參閱相關「服務」的隱私權政策或附加條款。如果您就「服務」提供意見或建議,我們可使用您的意見或建議,對您不負任何義務。

….

疑?有沒有覺得哪裡怪怪的!?對! 他就是怪怪的…問題在哪裡呢?

  1. 上傳的檔案的同時,也授權給 Google “Google (及我們的合作夥伴) 全球通用的授權,可使用、代管、儲存、重製、修改、製作衍生作品 (例如翻譯、改編或變更您的內容,使其更加配合我們的「服務」)、傳播、發佈、公開操作、公開展示與散佈這類內容。”
  2. 即使您停止使用「服務」,本項授權仍持續具有效力 (例如對您先前加到「Google 地圖」之商家資訊的授權)

也就是說,只要檔案放到 Google Docs 上之後,上傳的檔案可供 Google 及我們的合作夥伴全球通用的授權,它可以不用經過你的同意( 因為很多人不會看服務條款… ),就可以做任何處置,而且就算你移除了檔案,這項授權仍然保有法律效益!!

那我還可以使用 Google文件 嗎?

看完上面,你還會想用嗎? 其實,還是可以用,只是使用者自己要注意一下摟,因為既然傳上去就代表同意做任何修改,這也代表太過敏感的資料盡量都不要放到上面,講到這邊,我們可以放哪些東西上去呢?小編我歸納出以下檔案大致上都可以放上去:

不涉及機密的檔案:這範圍滿廣的,像是小編我還在唸書,會放的檔案大概就是課程報告、一些試驗性質的試算表、上課要報告的簡報、問卷…我大概都會放這些,小編我寫的很多報告、簡報那些,其實大多也沒多重要拉,大多是一些資料的分析報告,大部份網路上都找得到相關數據,只是再加上自己的注解而已。

簡報部分因為小編有時會參加一些分享會,常常會做一些簡報,當有人需要簡報時,我大概也都給他們 Google Drive  的連結下載,我算是滿開放的,倒是沒有啥秘密不秘密的,不過當然摟,核心的內容基本上還是不會分享拉,畢竟花了不少時間在研究(賺錢利器啊!!)

試算表部分,小編我大概就拿來算一些日常開銷、投資試算… 等等,我個人是不太覺得這是啥重要資料拉,所以大致上還是會放上面。

問卷這部分就是很尷尬的問題了,Google Drive 有提供 表單製作的功能,讓大家不用寫程式也可以做出表單功能,那在表單製作時就要注意了,如果涉及到 姓名、聯絡電話、地址…等等私人資料時,如果可以盡量不要填到Google Drive 上面,因為這些資料也可能會被拿去用,所以在問卷部分, Google Drive 就只適合拿來應用在 “不記名問卷” 上,那是個不錯的選擇。

以上大概是小編親身的狀況…

除了上面所提到的,哪些東西絕對不能放! 我也不知道,但是總歸一個大原則,不想放就別放吧,不然也是自找麻煩。

2014-08-20 新增

這篇文章其實寫有一段時間了,在經過多方的思考之後,想在這邊提出一個反向的思考,為何 Google 需要你授權如此「多樣化」的權限,我們都知道 Google 是全世界數一數二的網路公司,勢必會因業務上的拓展以及和其他公司合作,此時Google為了維持一個 “良好的服務品質”,必須事先徵求用戶同意特定的授權,以現階段來說很多用戶並不會去注意條款的內容,也因此可能會產生一些糾紛。對於Google這樣的做法雖然多少有點爭議,但其實這也是一件好事,主要在於讓我們在使用Google所提供的服務時可以更加的順暢極好用。

打個比方好了,Google提供多樣化好用的「服務」,但是Google所提供的「服務」無法滿足特定人士的需求,這時使用這可以依靠「第三方」所開發的「服務」並整合原有的Google「服務」,在這個過程中如果使用者「不同意」授權給「第三方服務」權限,那麼使用者就只能使用Google本身所提供的「無法滿足需求的服務」,然而如果建立在Google既有的「服務條款」之下,使用者在連接或授與「第三方服務」權限,那麼「第三方服務提供者」就可以有權限可以讀取原有在「Google服務」當中「授權」的資訊,在此同時使用者獲取了「更良好」以及「貼合需求」的服務,對於Google以及第三方業者也是件好事,客戶可以獲得更良好的服務品質,而在這樣的情境之下Google以及第三方業者也有機會從中獲取更好的收益。

在文章最後,還是提醒各位讀者,太過私密或機密的檔案別放在網路上進行儲存,因為不能保證哪天服務出了問題,導致這些內容散播出去,間接造成有形與無形的損失。

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